Oficial Sénior de Apoyo a la Gestión de Proyectos

Functional Responsibilities:

El/la Oficial Sénior de Apoyo a la Gestión de Proyectos reporta directamente al/ a la Gerente Senior de Proyecto a los que está asignado. El/La titular es responsable de apoyar al/a la Gerente Senior de Proyecto en las operaciones diarias del proyecto y coordinar el progreso y la implementación, lo que incluye facilitar las políticas y procedimientos de cumplimiento del/de los proyecto(s) de la organización y garantizar la calidad de los datos en el ERP, la Plataforma de Gestión de Portafolios, Programas y Proyectos, y otras herramientas digitales.

El/la candidato/a seleccionado/a supervisará de cerca el rendimiento operativo y financiero, identificará los posibles problemas que requieran atención, apoyará el análisis de problemas y la identificación de soluciones según sea necesario, coordinará la resolución según las acciones asignadas, redactará la correspondencia necesaria con las partes interesadas y preparará informes de gestión. Debe ser capaz de desempeñar su función con un alto grado de autonomía, estableciendo sólidas relaciones de colaboración con Servicios de Soporte y la Oficina de Gestión de Programas y Proyectos (PMO) y podría ser requerido para guiar el trabajo de otros miembros del equipo en asuntos relacionados con políticas y procesos. El puesto puede requerir a menudo trabajar en entornos complejos y desafiantes con recursos limitados.

El/la Oficial Sénior de Apoyo a la Gestión de Proyectos será responsable de las responsabilidades que se enumeran a continuación. 6. Apoyo Operacional y Logístico

• Implementación del proyecto
• Alertar al Gerente de Proyecto sobre las Políticas y Procedimientos de UNOPS, las Reglas y Reglamentos Financieros (FR&R) y otros requisitos para la implementación y el progreso eficiente del proyecto.
• Supervisar y monitorear los aspectos financieros del proyecto y asesorar al Gerente Senior del Proyecto del proyecto en consecuencia;
• Realizar un seguimiento de los gastos y adoptar las medidas pertinentes cuando sea necesario para revisar los presupuestos (realineamiento y modificación);
• Gestión financiera y de adquisiciones
• Mantener todos los documentos financieros de respaldo del proyecto para los procesos de auditoría y revisión;
• Garantizar la entrada precisa de datos en el sistema ERP (planificación de recursos empresariales) de UNOPS;
• Supervisar el presupuesto del proyecto, el cash flow y los gastos financieros y todos los procedimientos administrativos de acuerdo con el plan de trabajo;
• Seguimiento y elaboración de informes de proyectos
• Proporcionar insumos sustanciales para ayudar al/a la Gerente Senior del Proyecto en la preparación de informes y documentos del proyecto;
• Mantener registros de los archivos del proyecto y otros documentos de respaldo siguiendo el SOP de gestión documental;
• Mantener los siguientes registros: Registro de Calidad, Registro de Elementos de Configuración y todos los demás registros/registros delegados por el Gerente del Proyecto;
• Coordinación y enlace/Gestión de las partes interesadas
• Gestión de todos los contratos (adquisiciones, RR.HH., contratos de servicios, etc.) del Proyecto;
• Coordinar y establecer enlaces proactivos con las unidades de apoyo en todos los asuntos administrativos relacionados con la gestión de contratos;
• Establecer vínculos con los miembros del equipo de la Oficina de Gestión de Programas y Proyectos (PMO) para completar las tareas relacionadas con el cumplimiento y la garantía del proyecto.
• Gestión del conocimiento e innovación
• Participar en comunidades de práctica relevantes;
• Mantenerse informado proactivamente de los nuevos desarrollos, innovaciones y herramientas relacionadas con las prácticas de Gestión de Portafolios, Programas y Proyectos (P3M) promoviendo un enfoque y marco de referencia comunes;
• Apoya al gerente de proyecto en la implementación de políticas y orientación sobre gestión de conocimientos y documentos;
• En consulta con las partes interesadas pertinentes, preparar enmiendas a los Acuerdos y Revisiones Presupuestarias cuando corresponda;
• Apoyar al Gerente de Proyecto en el avance de compromisos y enmiendas a través de Proyectos oneUNOPS;
• Revisar la entrada de información financiera, gastos, etc. en oneUNOPS ERP;
  
  
  

***Para conocer más funciones de la posición por favor leer el TDR adjunto en ésta publicación de vacante***

Education/Experience/Language requirements:

• Educación
• Se requiere una maestría en un campo relevante (por ejemplo, administración de empresas, finanzas, gestión de proyectos o campos relacionados).
• Se podrá aceptar una combinación de una licenciatura con 2 años adicionales de experiencia laboral relevante en lugar de los requisitos de educación descritos anteriormente.
• Experiencia laboral
• Se requieren mínimo dos (2) años de experiencia profesional relevante y progresiva, específicamente en el campo de Gestión de Proyectos y Gestión de Operaciones con foco en seguimiento, informes, desarrollo y coordinación o campo relacionado;
• Debe evidenciar al menos un (1) año de experiencia trabajando con sistemas de gestión de recursos empresariales (ERP), otros sistemas de información de gestión (MIS), análisis de datos y/o informes;
  
  
  

Es deseable:

• Experiencia en la implementación de procedimientos en Adquisiciones, Finanzas, Gestión de RRHH o normas y reglamentos administrativos (1 año al menos);
• Experiencia en contextos operativos de emergencia humanitaria, incluidos mecanismos de coordinación humanitaria, donantes, seguridad y gestión de operaciones.
• Experiencia previa en Naciones Unidas;
• Experiencia demostrada trabajando con un conocimiento avanzado de la gestión del riesgo operativo;
• Estar familiarizado con aplicaciones basadas en web y productos de Google Suite, especialmente documentos, hojas de cálculo, diapositivas y formularios de Google.
• Idiomas
• Se requiere fluidez en español escrito, hablado y leído.
  
  
  

Se valorará:

• Un nivel intermedio en inglés escrito, hablado y leído.
• El conocimiento de otro idioma oficial de las Naciones Unidas.
  
  

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Remarks: Please note that only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process.