Recepcionista

DESCRIPCION DEL PUESTO

La recepcionista es el primer punto de contacto de AMVAC, ubicado en Muelle de San Carlos.

Esta persona es responsable de recibir a los visitantes, gestionar llamadas y correos electrónicos, y brindar apoyo a los departamentos internos. Entre sus principales funciones se incluyen el manejo de correspondencia y paquetes, la gestión de inventarios de suministros, la coordinación de salas de reuniones y arreglos de viaje, así como la asistencia en consultas relacionadas con el seguro médico. Este puesto garantiza el buen funcionamiento de las operaciones de oficina y contribuye a un entorno laboral profesional y colaborativo.

RESPONSABILIDADES

• Servir como primer punto de contacto, recibiendo a los visitantes y atendiendo a clientes en persona, por teléfono y por correo electrónico, asegurándose de que sean dirigidos al personal o departamento correspondiente.
• Atender llamadas y mensajes a través de la línea principal de la empresa, transfiriéndolos cuando sea necesario y respondiendo a consultas generales de manera eficiente y profesional.
• Recibir, registrar y distribuir documentos y paquetes entrantes; coordinar envíos salientes y gestionar la logística con mensajería y paquetería.
• Mantener el sistema de reservas para salas de reuniones y equipos compartidos, garantizando su disponibilidad, uso adecuado y apoyo durante reuniones programadas.
• Coordinar reservaciones para los departamentos internos y organizar alojamiento en distintas partes del país, tanto para empleados como para clientes, según sea necesario.

HABILIDADES

• Excelentes habilidades interpersonales, de comunicación escrita y verbal, con una marcada actitud de servicio al cliente.
• Dominio de Excel a nivel básico o intermedio y de software de oficina en general (correo electrónico, calendario, herramientas de documentación).
• Gran capacidad para gestionar múltiples tareas, establecer prioridades de manera efectiva y mantener atención al detalle.
• Persona responsable, discreta y confiable al manejar información sensible o al brindar apoyo a departamentos internos.

REQUISITOS INDISPENSABLES

• Título de nivel medio superior técnico en Estudios Secretariales, Administración de Empresas o un campo relacionado.
• Mínimo 1 año de experiencia en roles administrativos similares o en la recepción.

REQUISITOS DESEABLES

• Dominio del inglés a nivel intermedio.
• Licenciatura en Administración de Empresas o en un campo relacionado.
• Experiencia adicional en atención al cliente o en funciones de coordinación de oficina.

JOB SUMMARY

The receptionist is the company’s first point of contact, responsible for welcoming visitors, managing calls and emails, and supporting internal departments. Key duties include handling mail and packages, managing supply inventories, coordinating meeting rooms and travel arrangements, and assisting with medical insurance inquiries. This role ensures smooth office operations and contributes to a professional and supportive workplace environment.

RESPONSABILITIES

• Serve as the first point of contact by greeting visitors, attending to clients in person, via phone, and by email, and ensuring they are directed to the appropriate personnel or departments.
• Handle incoming calls and messages through the company’s main line, transferring calls when necessary, and responding to general inquiries efficiently and professionally.
• Receive, register, and distribute incoming documents and packages; coordinate outgoing shipments and manage courier logistics.
• Maintain the reservation system for meeting rooms and shared equipment, ensuring availability, proper use, and support for scheduled meetings.
• Coordinate bookings for internal departments and arrange accommodations across the country for both employees and clients as needed.

SKILLS & ABILITIES

• Excellent interpersonal, written, and verbal communication skills with a strong client-focused attitude.
• Proficient in basic to intermediate Excel and general office software (email, calendar, documentation tools).
• Strong ability to manage multiple tasks, prioritize effectively, and maintain attention to detail.
• Responsible, discreet, and trustworthy when handling sensitive information or assisting internal departments.

REQUIREMENTS

• Technical High School Diploma in Secretarial Studies, Business Administration, or a related field.
• Minimum of 1 year of experience in similar administrative or front desk roles.

DISIRABLE REQUIREMENTS

• Intermediate English proficiency.
• Bachelor’s Degree in Business Administration or a related field.
• Additional experience in customer service or office coordination roles.