Asistente Administrativo

Objetivo del rol:

Apoyar al Presidente y al equipo directivo en el cumplimiento eficiente y oportuno de sus responsabilidades a través de la administración de su tiempo, la gestión de las comunicaciones internas y externas, la coordinación de proyectos, y la organización de las operaciones de la oficina corporativa.

Gestión de Agenda y Compromisos del Presidente:

• Administrar el tiempo del Presidente para cumplir con todos los compromisos profesionales y personales, asegurando que la agenda sea eficiente y bien organizada.
• Monitorear citas y coordinar los seguimientos previos y posteriores a los compromisos.

Comunicación Interna y Externa:

• Manejar las comunicaciones de la Presidencia, filtrando y priorizando correos electrónicos, llamadas y mensajes.
• Actuar como enlace entre el Presidente y otros departamentos o socios externos, transmitiendo mensajes clave y garantizando la coherencia en la información.

Logística y Operación de la Oficina Corporativa:

• Coordinar la logística necesaria para el funcionamiento de la oficina, incluyendo el abastecimiento de materiales y la gestión de suministros.
• Supervisar los servicios de mantenimiento de las los vehículos corporativos, mobiliario y equipos de la oficina.

Coordinación de Proyectos:

• Dar seguimiento a los proyectos en los que la gerencia estén directamente involucrado, asegurando que se cumplan plazos, tareas y resultados esperados.
• Elaborar reportes de avances y asegurarse de que se mantenga la comunicación entre las partes interesadas.

Atención al Cliente y Recepción:

• Brindar un excelente servicio de atención a clientes y visitantes, recibiendo documentos, proporcionando información y gestionando las solicitudes de manera cordial y profesional.
• Organizar y archivar documentos de manera eficiente, garantizando la accesibilidad y confidencialidad de la información.

Soporte Administrativo:

• Realizar tareas secretariales, como la toma de notas en reuniones, control de agendas, y organización de archivos.
• Gestionar las llamadas telefónicas y la recepción de documentación, asegurando un flujo de trabajo eficiente.

Apoyo en Eventos y Actividades:

• Colaborar en la organización de eventos, reuniones y actividades corporativas, asegurando que todos los detalles logísticos estén cubiertos.

Apoyo General a Otras Áreas:

• Prestar apoyo a diferentes áreas según sea necesario, asegurando que las operaciones y tareas transversales se realicen sin contratiempos.

Otras Funciones Delegadas:

• Atender las funciones adicionales que el Presidente, Vicepresidente o Gerente de Parque Industrial deleguen, dentro de las competencias del cargo.

Experiencia Total Recomendada: De 3 a 5 años de experiencia laboral, con una combinación de los puntos anteriores. Esto proporcionará una base sólida para desarrollar las habilidades necesarias y la confianza para desempeñar eficientemente las responsabilidades del puesto.