Asistente Administrativo

Descripción General:

Es responsable de ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando la documentación necesaria, atendiendo las necesidades de su área en términos de materiales y/o equipos de oficina, monitoreando el presupuesto y el gasto real reflejado en el sistema, y realizando seguimiento a envíos de los diferentes proveedores, a fin de lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva de asistencia ante cualquier necesidad del jefe inmediato, cumpliendo con las normas de higiene y seguridad conforme a las políticas y procedimientos establecidos por el área.

Responsabilidades Clave:

Atender llamadas, correo electrónico, correspondencia impresa, solicitudes de servicios según procedimientos operativos de Infraestructura, garantizando que el jefe inmediato esté enterado.

Tramitar requisas (física o electrónica) de diferentes tipos (materiales, transporte, orden se salida, pedidos, etc.), según el área de trabajo, para ser dirigidas a la gerencia correspondiente y ser aprobada por el responsable.

Recibir a clientes y/o personal visitante con el fin de garantizar un servicio de calidad.

Administrar la caja chica según el área de trabajo, efectuando desembolsos con los debidos soportes, elaborando reportes, solicitud de cheques o informes de gastos, presupuestos o información de viáticos.

Gestionar toda la documentación de gastos y reembolsos del personal del área, asegurándose que los documentos de soportes cumplen con la política establecida.

Administrar el presupuesto de gastos de su área.

Mantener actualizado el inventario de materiales y equipos de oficina del área de trabajo.

Suministrar o brinda información (reclamos, incidencias, pedido, salida y disponibilidad de materiales, etc.) a las deferentes gerencias según el área que corresponda, con el fin de atender a las misma la información solicitada.

Apoyar logísticamente las necesidades de su área en todo momento que sea requerido.

Solicitar cotizaciones de materiales y equipos de oficina en casos necesarios.

Habilidades y Requerimientos:

Graduados Universitarios de las carreras de Lic. en Administración, Ingeniería Industrial, Sistema ó carreras afines.

Manejo de Excel intermedio.

Experiencia de un año trabajando en puestos similares en la industria de consumo masivo.

Experiencia comprobable en la administración de caja chica, incluyendo el manejo de desembolsos, la elaboración de reportes de gastos y la gestión de reembolsos.

Excelentes habilidades de comunicación.