Gerente de operaciones

Perfil del Cargo: Gerente de Operaciones@Luisa Elena Montiel Toro

• I. Identificación del Cargo
• Nombre del Cargo: Gerente de Operaciones
• Departamento: Operaciones
• Reporta a: Junta Directiva / Gerencia General (según estructura interna)
• Supervisa a: Todo el personal operativo del coworking
• II. Propósito General del Cargo
• El/La Gerente de Operaciones es el pilar fundamental del coworking, responsable de asegurar que todas las operaciones se desarrollen con la máxima eficiencia y calidad, garantizando una experiencia premium para los miembros y fomentando una comunidad próspera. Debe ser un líder dinámico y un experto en la gestión de instalaciones, personal y tecnología, siempre con un enfoque en la excelencia en el servicio al cliente.
• III. Funciones y Responsabilidades Principales

• Liderazgo y Supervisión de Personal:

• Dirigir y supervisar a todo el personal del coworking.
• Fomentar un ambiente de trabajo colaborativo y un clima organizacional positivo.
• Promover el trabajo en equipo y el buen clima en la organización.

• Planificación y Ejecución Operativa:

• Diseñar y supervisar la ejecución de las actividades diarias, semanales y mensuales del personal.
• Asegurar el cumplimiento de los objetivos operativos.
• Gestionar integralmente las instalaciones, desde la apertura hasta el cierre.
• Supervisar la seguridad del espacio.

• Gestión de Eventos:

• Coordinar y supervisar la organización de eventos periódicos.
• Coordinar los eventos que surjan como requerimiento de los clientes, garantizando su éxito.

• Comunicación Estratégica y Alineación:

• Mantener una comunicación fluida y efectiva con la Junta Directiva y el staff del grupo de empresas.
• Asegurar que las operaciones del coworking se alineen con los estándares de calidad y servicio premium requeridos.
• Transmitir información de manera concisa, amable y profesional, tanto verbalmente como por escrito.
• Adaptar el lenguaje al interlocutor.

• Mantenimiento y Gestión de Calidad:

• Programar y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo de la planta física, incluyendo equipos y sistemas electrónicos de avanzada.
• Velar por el cumplimiento satisfactorio de todos los procesos y proyectos.
• Asegurar que el espacio se mantenga en óptimas condiciones en todo momento.
• Comprometerse con la entrega de servicios de alta calidad, prestando atención a los detalles y buscando la excelencia en cada interacción.

• Orientación al Cliente y Servicio:

• Comprender y anticiparse a las necesidades de los usuarios, ofreciendo soluciones proactivas antes de que surjan los problemas.
• Buscar constantemente formas de mejorar la experiencia del cliente.
• Medir el éxito en función de la experiencia del usuario.
• Resolver de manera efectiva las quejas, incidentes o situaciones inesperadas, buscando soluciones rápidas y satisfactorias para el cliente.
• Mantener la calma bajo presión.

• Dominio Tecnológico:

• Manejo avanzado de sistemas, herramientas tecnológicas y equipos electrónicos de vanguardia.
• Interés en adquirir nuevos conocimientos y habilidades relacionadas con la gestión de espacios y la tecnología.
• IV. Perfil de Competencias
• Orientación al Cliente y Servicio:
• Empatía y Escucha Activa: Capacidad para comprender las necesidades, preocupaciones y expectativas de los clientes, tanto de forma explícita como implícita. Demostrar una escucha atenta para ofrecer soluciones personalizadas.
• Proactividad en el Servicio: Anticiparse a las necesidades de los usuarios, ofrecer soluciones antes de que surjan los problemas y buscar constantemente formas de mejorar su experiencia.
• Resolución de Problemas y Conflictos: Habilidad para abordar de manera efectiva las quejas, incidentes o situaciones inesperadas, buscando soluciones rápidas y satisfactorias para el cliente.
• Comunicación Clara y Efectiva: Transmitir información de manera concisa, amable y profesional, tanto verbalmente como por escrito.
• Orientación a Resultados con Foco en el Cliente: Esforzarse por alcanzar los objetivos de la empresa, siempre priorizando la satisfacción y lealtad del cliente.
• Habilidades Interpersonales y Colaboración:
• Trabajo en Equipo: Colaborar eficazmente con compañeros y otros departamentos para asegurar una experiencia de servicio fluida y coherente para el cliente.
• Construcción de Relaciones: Habilidad para establecer y mantener relaciones sólidas y de confianza con los clientes, fomentando un ambiente de comunidad y pertenencia.
• Asertividad: Defender los intereses de la empresa y del cliente de manera respetuosa y constructiva.
• Adaptabilidad y Orientación a la Mejora Continua:
• Flexibilidad y Adaptabilidad: Capacidad para ajustarse a los cambios en las necesidades de los clientes, las políticas de la empresa y las tendencias del mercado.
• Iniciativa y Autonomía: Proponer ideas innovadoras para mejorar los servicios y tomar decisiones con responsabilidad para resolver situaciones cotidianas.
• Aprendizaje Continuo: Interés en adquirir nuevos conocimientos y habilidades relacionadas con la gestión de espacios, la tecnología y las mejores prácticas en servicio al cliente.
• Orientación a la Calidad: Compromiso con la entrega de servicios de alta calidad, prestando atención a los detalles y buscando la excelencia en cada interacción.
• Conocimiento del Negocio y Visión Estratégica:
• Conocimiento del Producto/Servicio: Comprender a fondo las características y beneficios de los servicios del coworking, así como su propuesta de valor.
• Visión Estratégica de Servicio: Entender cómo las acciones individuales contribuyen a la estrategia global de servicio y a la construcción de la marca.
• Análisis y Toma de Decisiones: Utilizar datos y observaciones para identificar oportunidades de mejora en el servicio y tomar decisiones informadas.
• Competencias Transversales:
• Ética Profesional: Actuar con honestidad, transparencia e integridad en todas las interacciones con clientes y compañeros.
• Resiliencia: Mantener una actitud positiva y proactiva frente a los desafíos y la presión.
• V. Requisitos del Puesto
• Formación Académica: Grado universitario en Ingeniería Industrial.
• Experiencia Profesional: Mínimo 5 años de experiencia comprobable en cargos similares, con sólida trayectoria en gestión de operaciones y supervisión de personal.
• Habilidades Interpersonales:
• Excelente presencia.
• Nivel comunicacional excepcional (tanto verbal como escrito).
• Trato cordial y respetuoso.
• Capacidad demostrada para fomentar el trabajo en equipo y un buen clima laboral.
• Habilidades Técnicas:
• Manejo avanzado de sistemas operativos y de gestión.
• Dominio de herramientas tecnológicas y software de oficina.
• Conocimiento y manejo de equipos electrónicos de avanzada.
• VI. Indicadores de Desempeño (Ejemplos)
• Índice de satisfacción del cliente.
• Cumplimiento de los planes de mantenimiento.
• Eficiencia en la gestión de eventos.
• Rotación de personal en el equipo a su cargo.
• Cumplimiento del presupuesto operativo.
• Mejoras implementadas en procesos y servicios.

EN RESUMEN...

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