Analista Documentación

FUNCIONES

Administrar el proceso de actualizar  el sistema de documentación, bajo las mejores prácticas de estándares y normas de documentación y regulaciones locales, disponiendo de un conjunto de documentos de políticas, procedimientos, manuales, instrucciones de trabajo, formularios y esquemas de firmas consistente con la estrategia del negocio y las regulaciones, asegurando que los documentos reflejen los riesgos operativos y los controles que impactan directamente al negocio y el cliente.

RESPONSABILIDADES

• Implementar el programa de control interno que deben contener las políticas y procedimientos.
• Entregar y entrenar al personal de capacitación en las políticas y procedimientos elaborados
• Gestionar la revisión y aprobación del Gerente General los procedimientos y/o esquemas de firmas para su posterior explicación.
• Monitorear las visitas a las publicaciones de las políticas realizadas por las áreas impactadas.
• Realizar testeo al azar cuando haya publicaciones de temas críticos a todo el personal que haya abierto la política para asegurarse que la haya leído.
• Coordinar la publicación de las políticas y procedimientos levantados a las áreas impactadas.
• Administrar la elaboración, aprobación y revisión oportuna de los documentos que conforman el sistema de documentación por departamento y/o funcionario del banco, a fin de asegurar que los procesos y operaciones del Banco estén correctamente sustentados.
• Dirigir equipos multidisciplinarios para la ejecución de una correcta y oportuna revisión, actualización y creación de los documentos y procesos del banco.
• Administrar el plan de políticas, procedimientos y esquemas de firmas a ser realizadas durante el año en conjunto con el 2do VP del Área y los VPs de departamento.
• Proveer a la unidad de mejora de procesos y experiencia del Cliente las políticas relacionadas con sus proyectos de mejora, a fin de propiciar la actualización de las mismas de acuerdo a los cambios establecidos en el proceso evaluado.
• Administrar el proceso de elaboración y mantenimiento de firmas de puestos y empleados del banco, según la estrategia del negocio.
• Diseñar formatos nuevos o mejorar los existentes con la finalidad de mantener actualizados el sistema de documentación de acuerdo a mejores prácticas.
• Discutir la aprobación de las políticas, procedimientos y esquemas de firmas con los usuarios involucrados.
• Participar en la definición de nuevos productos asegurando que las políticas y documentos que los sustentan sean elaborados contemplando todas las actividades y principales medidas de control.
• Asegurar que se presente la aprobación oportuna de los documentos y procesos por parte de las Vicepresidencia involucradas.
• Controlar y dar seguimiento de que las políticas y procedimientos estén actualizados a través del Equipo de apoyo de políticas y procedimientos, teniendo comunicación constante con los representantes de las áreas.
• Administrar el mapa de procesos, con un enfoque “punta a punta” que agregue valor a todas las áreas.
• Dar cumplimiento a los cronogramas de documentación de procesos con las diversas áreas de la organización.
• Manejar el proceso de cambio con las áreas impactadas en la documentación de procesos, fomentando la cultura de enfoque al cliente y mejora continua.
• Asegurar que en la documentación de los procesos se incluyan todas las regulaciones del mismo así como los controles e indicadores de riesgo operativo y el consecuente establecimiento de los controles internos para su mitigación.
• Reportar y canalizar problemas tecnológicos con la herramienta de administración de documentos.

CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS Y CAPACITACIÓN

• Sistema Financiero y regulaciones que le impactan.
• Redacción de informes

COMPETENCIAS DEL PUESTO

• Análisis
• Búsqueda de información
• Atención al detalle
• Autoconfianza
• Compromiso Organizacional
• Flexibilidad
• Inteligencia emocional
• Orientación a resultados
• Honestidad
• Trabajo en equipo
• Relaciones interpersonales
• Capacidad trabajar bajo presión