¿Cuál es el costo de la ineficiencia en el Reclutamiento?

¿Alguna vez has oído hablar de la analogía del agua caliente y la rana?

Si metes una rana en agua hirviendo, lo más probable es que salte y se escape.

 Pero si calientas el agua desde fría, la rana no se dará cuenta de lo mal que está la cosa hasta que sea demasiado tarde.

Pues con las ineficiencias en los en los recursos humanos pasa lo mismo.

Así que vamos a analizarlas, para que veas si se ha hervido el agua y no te has dado cuenta. Empezando por este artículo, en el que nos centraremos en la ineficiencia en el proceso de reclutamiento.

 He aquí una historia de reclutamiento muy típica

 Hoy es lunes. Uno de los Gerentes manda un correo diciendo que se necesita un nuevo gerente de IT.

 Intercambias algunos correos para concretar una reunión: medio día perdido. El martes logras quedar unos minutos para especificar la descripción del puesto de trabajo.

Luego escribes el anuncio del trabajo y lo vuelves a mandar para que te lo aprueben. 

El miércoles publicas el anuncio. Tienes que publicarlo en muchos sitios diferentes, por lo que tardas toda una mañana.

 Y entonces empiezas a rastrear el LinkedIn y envías varias solicitudes y contactas con varias personas directamente.

Te toca meter a todas esas personas manualmente en tu hoja de cálculo, lo cual te tendrá ocupado hasta el viernes.

Tienes un presentimiento de que alguien perfecto para el puesto ya había mandado su currículo anteriormente… Pero como no te acuerdas donde encontrarlo, te acabas olvidando de ello.

Mientras tanto, tu bandeja de entrada de correos se llena cada vez más. Una oferta de trabajo en una empresa suele recibir unas 250 solicitudes, de las cuales solo valdrá la pena entrevistar unas cuatro o seis.

Filtrar y ordenarlas todas se hace cada vez más complicado.

Creas una carpeta nueva y empiezas a marcar las solicitudes que no has leído aún. Luego empiezas a revisar los currículums y a agregarlos a tu hoja de cálculo de colores para el proceso de preselección. Estamos ya a viernes.

La semana siguiente tarda hasta el miércoles en crear una lista de preseleccionados.

Se la mandas a tu cliente interno para que la revise. El jueves se lo recuerdas, el viernes también se lo tienes que recordar.

El lunes ya te contesta. Ya van dos semanas desde que se abrió el puesto de trabajo.

Ahora empiezas a contactar con los candidatos preseleccionados para concretar una entrevista por teléfono. Después de tres días de llamadas, por fin logras hablar con todos ellos por teléfono.

 ¡Genial!

Ahora a quedar en persona o por Zoom. Tres semanas desde que se abrió el puesto de trabajo.

Y ahora te queda otra semana de intercambiar correos y llamadas, porque tienes que coordinar a varios entrevistadores.

 El Gerente que solicito el puesto ya no puede esperar ni una semana más.

Por fin consigues concretar una entrevista con cuatro candidatos finales. Después eliges a tres para la segunda entrevista y luego a dos para la entrevista final.

Son ya cinco semanas desde que el puesto se abrió.

Ahora toca preparar una oferta (otra semana más, para que te den el visto bueno). Y entonces por fin haces la oferta, llegando casi a la sexta semana.

Supongamos que te la aceptan, aunque puede que no lo hagan, dado que la tasa media media de aceptación de ofertas de trabajo ha oscilado entre un 65 y un 75 % durante muchos años.

Y ahora tienes que contestar a cientos de solicitantes manualmente para comunicarles que no tenían el perfil que buscabas. ¿Acaso llegas a hacerlo? Claro que no.

Pero bueno, al menos has encontrado a alguien dentro del tiempo de contratación medio de 38 días.

¿Cuál es el costo directo del reclutamiento ineficiente?

Si tu proceso de reclutamiento se asemeja un poco a lo anteriormente mencionado, seguramente estés perdiendo aproximadamente un día a la semana haciendo trabajo manual que podrías automatizar con una ATS. Con lo cual, por cada cinco semanas, se pierde una. A lo largo de un año, eso significa perder unas 10 semanas. (¡Y solo hemos tenido en cuenta el reclutamiento!).

Si el salario promedio de un técnico en reclutamiento en Latinoamérica podría estar entre US$ 6,000 y US$ 10,000 dólares por año tomando como referencia el primer dato, se están perdiendo unos US$ 1,100 dólares por Reclutador que está ocupado en tareas manuales.



Componentes claves para elaborar presupuestos en Recursos Humanos

 No obstante, ese no es el único costo que genera la ineficiencia en el reclutamiento.

  • Tiempo medio de contratación

Si desperdicias un día a la semana con tareas manuales de administración innecesarias, ralentizas el tiempo de contratación de manera drástica, y por cada día que pierdes reduces la tasa de aceptación.

Se pierde a casi un cuarto de los candidatos a los que se le ofrecen un trabajo debido a que el empleador tarda demasiado tiempo en ofrecérselo y el candidato ya ha aceptado un trabajo en otra empresa.

Se pierde a mucho talento bueno. Esto puede ser muy peligroso, ya que posiblemente tu segunda elección tampoco se encuentre ya disponible en el mercado laboral. Y quizás tu tercera, cuarta e incluso quinta opción tampoco.

Eso sí que es un problema importante.

Una investigación de McKinsey muestra que los mejores trabajadores pueden ser hasta 800 % más productivos que sus compañeros. Así que ahora quizás necesites a 9 personas para lograr el mismo nivel de productividad. ¿Y cuánto es eso en gastos extras de salario anual? Si lo calculamos eso sería entre US$25,000 a US$40,000 por persona, eso significa de US$180.000 a US$360.000 al año aproximadamente.

Efectivamente, ese es uno de los peores casos. Pero es un precio enorme que pagar por culpa de unos procesos de reclutamiento lentos e ineficientes. (Peor aún, se trata de algo que podría resolverse fácilmente con un buen BuskerosATS).

  • Ahorrar costos internos del departamento

También hay que considerar el costo de las relaciones internas.

Cuando pierdes a un candidato, se hace más difícil asegurar el compromiso de tus empleados y puede que les cueste aceptarlo. A todo el mundo le encantaba el primer candidato y ahora no dejan de compararlo y de querer lo que ya no tienen. Es más, llevas semanas dándole la lata al Gerente de recursos humanos y ya lo tienes frustrado.

El deterioro de esas relaciones internas daña tu habilidad de reclutar a alguien con éxito para la próxima vez. Como mínimo dificulta el trabajo de los reclutadores y complica la vida de los trabajadores. ¡Lo último que quieres es añadir a tus costos de reclutamiento es el costo de reclutar a otro reclutador!

  • Daño a la imagen de marca del empleador

 También está el daño a tu imagen de marca como empleador, que es un factor clave a la hora de elaborar presupuestos del departamento.

¿Te acuerdas de esas 250 solicitudes de trabajo? Pues son 250 personas que han tenido una experiencia con tu empresa. Te interesa que esa experiencia sea buena, dado que casi el 85% de las personas que buscan trabajo deciden donde presentar su solicitud según las valoraciones que leen sobre las empresas. ¿Pero en qué consiste una experiencia no buena? No recibir ningún tipo de respuesta por parte de los reclutadores, quienes están demasiados atareados para ocuparse de las solicitudes.
 

  • Costos de publicidad y de agencias

 Por último, hay que tener en cuenta los costos de publicidad y de las agencias.

La ineficiencia en los procesos de reclutamiento hace que sea muy difícil registrar las solicitudes antiguas y los contactos. A menudo el resultado es muy frustrante e implica pagar más por publicidad y a las agencias para que localicen a los candidatos que ya conocías.

Supongamos que vas a contratar a alguien con un salario de US$3,000. Los costos medios de una agencia de reclutamiento pueden variar desde un 15% a un 30 % del salario del primer año.

Eso significa que has pagado entre US$450 y US$ 900 sin necesidad. Y posiblemente por cada contratación.

Si sumas todos estos costos directos e indirectos, de repente la ineficiencia durante el reclutamiento se convierte en un problema muy caro.

La ineficiencia en el reclutamiento puede acabar costándote mucho

 A ver, adquirir un Software de ATS no te librará de todos tus problemas.,siempre habrá frustraciones y siempre se perderán candidatos y por supuestos a veces los Gerentes de RR. HH. se equivocan, pero el software de reclutamiento te hace la vida mucho más fácil.

Se ocupa de los aspectos que puedes controlar: automatiza muchas tareas, optimiza los procesos, recopila datos y te permite visualizar tu progreso de manera fácil e intuitiva.

Y sobre todo teniendo en cuenta que BuskerosATS es tan asequible y tienes todo lo que necesitas en un mismo lugar para alcanzar los resultados en el proceso de Búsqueda y Selección de personal.


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