Reuniones en equipo remoto: cómo hacer que sean exitosas

En un equipo remoto las reuniones son mucho más exigentes, que además es menos probable que se vea si se está usando el celular, chateando o quizás navegando en otra pestaña, lo que va a requerir un mayor compromiso y concentración de todos.

Las aplicaciones de videoconferencia a menudo tienen límites de tiempo en los planes gratuitos, lo que significa que cada minuto vale y se debe ser más efectivos con el tiempo.

Cuando no se puede leer el lenguaje corporal y lo no verbal, se puede empezar a hablar fuera de turno y perder información muy valiosa.

Adicionalmente las pequeñas conversaciones pueden consumir más del tiempo presupuestado.

 Reuniones en un equipo de trabajo remoto:

Guía de trabajo remoto

El trabajo remoto exige un mejor orden en las reuniones.

 Al poner en práctica esto se podrán ejecutar reuniones remotas más efectivas, liberar tiempo y hacer que todos sean un poco menos gruñones.

Éstas son algunas buenas prácticas para reuniones exitosas a través de video llamadas:

Preparación: Empezar y finalizar a tiempo:

Tips que se deben tener en cuenta para empezar y finalizar reuniones a tiempo son: Guía de trabajo remoto

  • Preparar una lista con los temas que se van a exponer, el orden y el material o documentos que se necesitarán.
  • Asegurar que la conexión de internet sea estable.

De lo contrario es mejor que avisar que se llegará un poco tarde o que no se puede asistir.

  • Probar antes la plataforma, conocer cómo se usa, tener el link correcto, la cuenta, clave y la aplicación instalada.
  • Empezar y finalizar a tiempo
  • Ser puntual no es llegar ni antes ni después, es estar a la hora indicada.

Cuando se llega, no solo se está dando una mala imagen, sino que también puede verse como una falta de respeto con el equipo. Además, gestionar el tiempo en el trabajo remoto es muy importante, y se pierde tiempo al tener que repetir de nuevo la información.

Finalizar a tiempo es muy importante, respetar la agenda y los horarios ayudará con la productividad y efectividad de las reuniones.

Tips que se deben tener en cuenta para empezar y finalizar reuniones a tiempo son:

  • Si se va a llegar tarde, ya sea por algún inconveniente técnico o por obligaciones anteriores, lo mejor es comunicar, enviar un mensaje a tiempo antes de que inicie la video llamada a alguien que estará en la reunión y que pueda informar al equipo.
  • Es muy incómodo entrar a una reunión remota tarde sin previo aviso, especialmente porque la aplicación podría reproducir un sonido anunciando a los demás la llegada. Si se va a llegar tarde y se debe liderar la reunión, lo que se debe hacer es asignar la responsabilidad a otro miembro del equipo para que se haga cargo, o aplazar la reunión.
  • Automatizar los recordatorios de las reuniones, no solo en el calendario del correo, sino que también se puede integrar en el celular o inclusive en la herramienta de mensajería. Así se estará al tanto a través de las notificaciones.
  • Utilizar siempre la Cámara.
  • Nada reemplazará el contacto físico con las personas, pero usar la cámara permite disminuir esa brecha de no tener a la persona cara a cara y poder tener una comunicación más directa.
  • La posición correcta es mirando hacia el frente, siempre hacia a la cámara.

Tener contacto visual al igual que se hace en persona, genera un vínculo de confianza y puede ser irrespetuoso estar en una reunión con la cámara encendida, pero estar mirando hacia otro lugar.

  • Buscar un lugar tranquilo

Si en el espacio de trabajo elegido hay bastante ruido, buscar otras alternativas que no afecten la productividad.

Asimismo, avisar a las demás personas que se tiene cercanas, que se estará trabajando para evitar interrupciones.

Crear reuniones cortas

  • Tratar en lo posible que las reuniones sean solo de 30 minutos para que sean concretas y eficientes.
  • Para saber la importancia y cómo programar reuniones en Google Calendar.
  • Enfocarse en el objetivo de la reunión

Siempre debe de haber líder claro, alguien que oriente la conversación y tenga definido el propósito de esta.

  • Evitar tocar temas que no estén dentro de la temática de la reunión.
  • Hablar de los temas que fueron planeados, y si llegan a surgir otros dejarlos al final, o bien programar otra reunión para abordarlos.

Crear reuniones dinámicas

  • Si se tiene programada una reunión larga (más de 90 minutos), programar un IceBreaker (una pequeña actividad de no más de 5 minutos para romper el hielo).

De esta forma los invitados a la reunión participarán de forma más fluida.

  •  Preparar una presentación o algún material didáctico para exponer las ideas y que queden más claras.
  • Hacer un mapeo de cómo está el equipo a modo de introducción, es un buen momento para preguntar cómo van todas las cosas.
  • Generar un ambiente constructivo y de aprendizaje permite que todos los participantes opinen para hacerlo dinámico.
  • Hacer preguntas, brindar espacios para hablar a diferentes personas y permitir pausas para saber si se está siendo claro con la información.

Cuidar la presentación personal

Así sea una empresa con un lenguaje informal, la idea es que en reuniones no descuidar el aspecto físico, ya que es una carta de presentación.

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