OFFICE RECEPTIONIST
Reporting organisationally to the Executive Director of Workforce, the Office Receptionist will be a key member of the FIFA26 Miami Office, and work in close collaboration with the Administration team. and other key individuals responsible for delivering administration services to the Miami office for various teams.
THE POSITION
• Answer incoming calls and direct them to the appropriate person or department, or take messages as needed.
• Manage the office's main email inbox, responding to inquiries or forwarding messages to the relevant team members.
• Maintain the cleanliness and organization of the reception area, ensuring it reflects the professionalism of FIFA.
• Manage incoming and outgoing mail and packages, including sorting, distributing, and logging deliveries.
• Schedule appointments, meetings, and conference rooms for staff and visitors using electronic calendar systems.
• Assist with administrative tasks such as data entry, filing, photocopying, and scanning documents.
• Monitor and maintain office supplies inventory, placing orders as needed to ensure adequate stock levels.
• Assist with basic clerical duties, including typing, drafting correspondence, and preparing documents.
• Serve as a liaison between visitors and staff, providing information and assistance as required.
• Adhere to security procedures by monitoring access to the office and issuing visitor badges as necessary.
• Collaborate with other administrative staff to ensure seamless operations and support across the organization.
• Stay informed about FIFA events, initiatives, and policies to provide accurate information to visitors and callers.
• Handle sensitive information with confidentiality and discretion, maintaining privacy and security protocols at all times.
YOUR PROFILE
• Strong organizational skills with the ability to multitask and prioritize tasks effectively, ensuring smooth operations and timely completion of duties in a dynamic work setting.
• Familiarity with office equipment and software, including phone systems, email platforms, calendar applications, and basic administrative tools, enabling efficient communication and task management.
• Fluent in English. Spanish and/or French proficiency is a plus
• Proficient in MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio & Project) and planning software and online collaboration tools
EXECUTIVE ASSISTANT
THE POSITION
• Assist in organizing and managing travel logistics, including transportation and accommodations
• Manage, track, and submit expense reports.
• Coordinate and maintain calendars, scheduling, appointments, and cross functional meetings where required.
• Create, prepare and manage documentation, reports, and presentations, including but not limited to formats such as PowerPoint presentations, excel spreadsheets, and Word documents, related to the assigned Functional Areas.
• Assist with intra-and inter-departmental communications as requested or required by the assigned Functional Areas.
• Facilitate collaboration between different departments and stakeholders to ensure smooth operations.
• Handle sensitive and confidential information with utmost discretion and professionalism.
• Prepare meeting agendas, take minutes, and follow up on action items to support efficient decision-making.
• Coordinate and support tournament-related meetings, workshops, and conferences.
• Take on special projects across assigned Functional Areas as needed or requested.
YOUR PROFILE
• Minimum of 3 years of work experience in an executive assistant/administrative assistant role, preferably for the sports industry
• Strong communication skills, both oral and written
• Ability to work under pressure
• Positive attitude, patience, and persistence
• Fluent in English. Spanish and/or French proficiency is a plus
• Proficient in MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio & Project) and planning software and online collaboration tools
ENCARGADO(A) MÁQUINAS VENDING (SANTIAGO)
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Propósito General: |
Responsable de la gestión de verificación de las máquinas vending con relación al estado de la máquina y de los productos, junto a la asistencia a los clientes sobre las mismas. |
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Número |
Función/Responsabilidad |
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1 |
Supervisar el funcionamiento general de las máquinas. |
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2 |
Verificar la limpieza y organización de los productos en las máquinas. |
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3 |
Asistir a los clientes que reportan incidencias en las máquinas. |
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4 |
Reportar al técnico cualquier incidencia técnica en las máquinas. |
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5 |
Entregar monedas dos días a la semana para cambio en la caja. |
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6 |
Indicar al Operador las actividades a realizar. |
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7 |
Coordinar las rutas de los operadores. |
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8 |
Supervisar la fumigación de los equipos. |
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9 |
Asistir en el almacén durante la recepción de mercancía. |
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10 |
Revisar estadísticas de productos vendidos en las máquinas. |
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11 |
Cumplir con las normas y procedimientos de la empresa. |
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12 |
Realizar otras tareas complementarias según necesidades del supervisor inmediato. |
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Otros |
Puede estar estudiando mercadeo o administración de empresas, tener conocimiento en almacén y debe poseer cualidades como liderazgo y servicio al cliente. |
| Requisitos | -Secundaria completa o equivalente; formación técnica en mantenimiento o una disciplina relacionada es un plus. -Experiencia: Experiencia de al menos 1 año en roles similares de operaciones o mantenimiento . -Licencia de conducir de carro manual |
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Horario: Lunes a Viernes de 8am a 5pm y Sábados de 8am a 12pm.
Beneficios:
-Bonificación (según ley)
-Salario de Navidad: Según lo establecido por ley
- Seguro médico privado: Cobertura 100% al titular (Plan Alpha Universal)
-Alimentos: Cobertura 67% en desayuno y almuerzo
-Plan de desarrollo: Cobertura en capacitaciones, programas
-AFP
COORDINADOR DE OPERACIONES VENDING
PROPÓSITO GENERAL
Responsable de definir y coordinar las actividades operacionales del negocio vending asegurándose de la correcta logística y funcionamiento de estas, así como tener el control de las tareas que inciden en la eficiencia del negocio. Zona Norte(Santiago-Moca).
FUNCIONES PRINCIPALES/RESPONSABILIDADES
1. Planificar logística operativa correspondiente a las zonas, integrar rutas garantizando la rentabilidad y eficiencia de la misma.
2. Asegurarse de que las políticas y controles de ejecución de la labor de personal están dentro de los (lineamientos definidos).
3. Mantener comunicación directa con servicio técnico para la integración de esta área como soporte de la operación vending, haciéndose responsable del seguimiento a los siguientes procesos.
3.1 Dar seguimiento a la instalación de nuevos equipos en clientes en función de la prioridad establecida por el área comercial.
3.2 Mantener una línea de comunicación con ST para desarrollar un flujo de la resolución de problemas técnicos, teniendo conocimiento de la incidencia, frecuencia de estas por clientes y tiempo de respuesta.
4. Responsable de garantizar el correcto manejo de inventario de los vehículos y máquinas para controlar y minimizar roturas, vencimiento y perdida de productos.
5. Dar seguimiento a los resultados financiero de la zona para establecer retiros de equipos, adiciones de clientes o equipos, así como tendencia de uso de método de pagos para facilitar las decisiones de manera oportuna.
6. Garantizar que el personal este cumpliendo con las directrices aplicadas y rutas asignadas dentro de las políticas establecidas.
7. Evaluar los resultados de los criterios de desempeño para la correcta aplicación del bono por ejecución.
8. Mantener comunicación con el Analista Vending para el requerimiento de las informaciones que necesite para cumplir con las actividades de su cargo.
9. Comunicar al Coordinador de Servicio Técnico la falla de la plataforma de pago. En caso de no solucionar la incidencia, El Coordinador de servicio contactará al suplidor de servicios de la plataforma de pagos, y mantendrá retroalimentado al Coordinador de operaciones estatus del caso para dar repuesta rápida a los problemas que se presentan con el uso de las tarjetas al consumidor en las maquinas.
10. Planificación de ruta de supervisión gestión de Operadores y Gestores de puntos de ventas por zonas (Uso Interno).
11. Salir al terreno para mantener contacto no solo con los clientes, si no también identificar puntos de mejoras con los gestores y operadores.
11.1 Visitas a puntos de ventas a de bordo de ruta con operadores y gestores.
11.2 Supervisión aleatoria de puntos de ventas para validar la gestión del Operador y Gestor.
12. Establecer planes de educación al consumidor uso de plataformas digitales de pago.
13. Definir necesidades del personal con RH para una mejor interacción con consumidores y/o clientes.
Requisitos:
- Graduado en Mercadeo, Administración de Empresas, ingeniería industrial o carreras afines
- Nivel de licenciatura
- Post grado de Gerencia u operación (no obligatoria)
- Manejo de paquete Office, (Excel y Power Point)
- Manejo de Sap (preferible no obligatoria)
- 2-3 años de experiencia en cargos similares
GERENTE DE ZONA-PUNTA CANA
PROPOSITO GENERAL
Responsable de hacer cumplir una operación eficiente y comprometida con la calidad en las tiendas asignadas a
su zona, velar por el cumplimiento de los estándares, control de costos, cumplimiento de los protocolos de
sanidad, hacer cumplir la programación de limpieza y mantener en buen estado las instalaciones y equipos.
Proyecta liderazgo, dirige y desarrolla profesionalmente a sus Gerentes y Sub-Gerentes de tienda, motivándolos,
entrenándolos y fortaleciéndolos en todas las áreas de la operación en tienda.
FUNCIONES PRINCIPALES/RESPONSABILIDADES
1. Promueve el trabajo en equipo.
2. Planificación (Establece Objetivos, medidas y actividades a corto, mediano y largo plazo)
3. Supervisa las prácticas de Gerentes y Sub-Gerentes para asegurarse de que sigan los estándares,
regulaciones, políticas y procedimientos establecidos por la empresa, brindándoles toda la asesoría y
asistencia necesaria para lograr resultados y manejar los equipos de colaboradores de manera eficiente.
4. Organiza (coordina múltiples tareas para garantizar un flujo de trabajo adecuado y cumplir con la fecha de
entrega de sus tareas asignadas).
5. Identifica áreas que necesitan mejorar, aporta ideas y soluciones para la solución.
6. Control de Costos de la zona asignada, garantizando que la variante sea menor al 2% mensual y creación del
ParStock de las tiendas asignadas a su zona.
7. Manejo de KPI para evaluar desempeño del equipo y reaccionar eficientemente.
8. Supervisa la capacitación continua de todos los miembros del equipo.
9. Coordinar actividades extraordinarias (Truck).
10. Realizar la elaboración de presupuestos de Zonas.
11. Construir talento organizacional promoviendo el desarrollo de líderes internos.
12. Brindar el asesoramiento y la asistencia necesarios para garantizar que los gerentes establezcan relaciones
comerciales con el fin de que las cafeterías sigan siendo rentables.
13. Da seguimiento a que los depósitos sean realizados diariamente.
14. Asegura que la empresa obtenga ganancias garantizando una operación eficiente, monitoreando el correcto
uso de la materia prima e incentivando el aumento de ventas.
15. Asesorar al gerente de tienda en cuanto a terminación de conflicto, llevar a cabo diciplina cuando amerite e
indicar oportunidades de mejora para los colaboradores, así como proponer capacitaciones de mejora
continua.
16. Participar en el reclutamiento de manera activa para aportar en la selección de los candidatos de las tiendas.
17. Realizar otras tareas según las necesidades de su supervisor inmediato.
18. Cumplir con las normas y procedimientos establecidos por la empresa.
19. Supervisar el cumplimiento con las normas establecidas para la manipulación e inocuidad de los alimentos.
20. Garantizar el cumplimiento de las normas y procedimientos definidos para nuestras tiendas.
Requisitos:
-Licenciatura en Administración de Empresa, Administración Hotelera, Alimentos y Bebidas o carreras afines.
-Diplomado o Maestría en A&B, Operaciones de Restaurantes o áreas afines a eventos y servicio al cliente.
-Mínimo 3 años de experiencia en área de servicio de Restaurante, Hoteles o Cafeterías.
-Experiencia en Restaurantes de Cadena.
-Conocimiento en presupuestos y manejo de capital humano.
-Conocimientos en la normatividad en materia de manipulación de alimentos y bebidas, y restaurantes.
COORDIANADOR DE EXPERIENCIA AL CLIENTE
-Atención directa a clientes.
-Planificar, organizar, priorizar y delegar las tareas para garantizar la calidad de servicio ofrecida al cliente.
-Coordinar proyectos e iniciativas vinculadas a la atención al cliente.
-Seguimiento de las operaciones diarias del equipo.
ASISTENTE ADMINISTRATIVA
- Estudiante o graduada de Administración, Mercadeo o afines.
- Experiencia en posiciones administrativas (Preferible).
- Planificación y Organización.
- Buenas relaciones interpersonales.
- Proactiva.
ASISTENTE DE CRÉDITOS Y COBROS
| Requisitos: |
| Graduado de Licenciatura en Contabilidad |
| Más de 1 año de experiencia |
| Manejo y dominio paquete Office (principalmente Outlook, Excel y Word) |
| Manejo de Microsoft Dynamics NAV, preferiblemente |
| Servicio al Cliente |
| Buena expresión, fluidez oral y escrita |
| Buenas relaciones humanas |
| Disposición al cambio |
| Compromiso, responsabilidad y puntualidad |
| Habilidades de negociación y resolución de conflictos |
| Orientado al cumplimiento de metas, objetivos y trabajo en equipo |
| Con sentido de permanencia |
| Favor enviar cv al correo ltavarez@santillana.com y en el asunto escribir el puesto al que aplica. |
COORDINADORA DE AGENCIA EN MANAGUA
REQUISITOS
Nivel académico: Licenciatura en Administración de empresas, mercadeo, ING. Industrial.
Experiencia: 3 años en el área comercial, administrativa y logística a nivel supervisión Experiencia en empresas de consumo masivo (ALIMENTOS)
Conocimientos: Diseño y estrategias de crecimiento comercial, supervisión de personal, Experiencia previa en establecer las rutas apropiadas para entrega para entregas a clientes, para la entrega de pedidos a clientes, manejo de sistema SAP, facturación, manejo de KPI's.
Actividades a realizar:
Desarrollo de estrategias de entrega a tiempo de pedidos, pago a personal, manejo de personal.
Facturación, otros
