Patricia Avendana

Responsable de coordinar todas las actividades relacionadas de la gestión de los recursos humanos tales como: reclutamiento, gestión de contratos, formación y desarrollo de talento, gestión de compensación, evaluación del desempeño, liquidación de contratos. Proporcionar asesoramiento y apoyo a las oficinas de país de la región. Recopilar los códigos laborales de los países bajo responsabilidad y asegurar que se respetan las condiciones de empleo según las legislaciones locales. Velar por la coherencia en la aplicación de las normas y procedimientos del personal nacional de ECHO en materia de gestión de los recursos humanos dentro del área de responsabilidad; Coordinar los procesos de contratación de empresas proveedoras de seguro médico privado para el personal nacional. Participar en la elaboración, aplicación y seguimiento de las estrategias de formación; Contribuir a la revisión de las líneas presupuestarias relacionadas con la formación del staff en las distintas oficinas.

Responsable de coordinar y supervisar los procesos de adquisición a través de licitación o compra directa de suministros,bienes y servicios en las oficinas de la región. Elaborar, actualizar y dar seguimiento periódico al plan de adquisiciones de oficinas, asegurando la ejecución en tiempo y forma; Negociar de manera transparente con proveedores de suministros, bienes y servicios Garantizar la oportuna gestión de contratos de servicios, asegurando la calidad de los mismos Garantizar la adecuada gestión de activos, esto incluye la flota de vehículos y de su oportuno mantenimiento. Ser punto focal en la región para la implementación del sistema de ERP (Infor system). Proveer formación y apoyo al staff regional para el uso del módulo para la gestión de activos, compras, administración de contratos, inventario, inicio de pagos. Proveer apoyo al personal expatriado para establecerse en el país y al momento de ser reasignados a otro país.

Ser apoyo activo en la elaboración del presupuesto anual y sus modificaciones. Revisar y garantizar la elegibilidad y la exactitud de las facturas, notas de débito, notas de crédito, adelantos y liquidaciones de misión; Registrar órdenes de pago garantizando la exactitud de los códigos presupuestarios y analíticos. Llevar a cabo cierres financieros mensuales y preparar informes Preparar y monitorear semanalmente los informes de tesorería garantizando fondos suficientes en las diferentes cuentas bancarias y en caja chica. Monitorear las cuentas bancarias, realizar conciliaciones de banco y caja chica. Actualizar la herramienta de previsión presupuestaria; Gestionar los archivos de documentos financieros / informes. Controlar y verificar la preparación y ejecución de pagos / transferencias; Dar apoyo a actividades de recursos humanos en tareas tales como control de presencia, administración de contratos de trabajo, preparación de planilla, gestión de pagos a la seguridad social, etc.

Planificar, dirigir y evaluar la gestión operativa completa del Centro Comercial. Verificar el cumplimiento de las actividades diarias y programadas del personal operativo y de los servicios subcontratados y monitorearlos (Limpieza, Seguridad, Mantenimiento, etc.). Supervisar las actividades de los proveedores de servicios de mantenimiento internos y externos. Velar por una operación segura, con atención de calidad y bajo el cumplimiento de las normativas vigentes. Dar respuesta oportuna a las consultas operativas de locatarios. Elaborar y controlar el Presupuesto Anual del Centro Comercial, así como proponer modificaciones presupuestales que sean pertinentes. Asegurar la ejecución de las inspecciones programadas de los equipos propios y en los locales/módulos, con el respectivo informe, detalle y sentido de urgencia necesario. Elaborar y asegurar la ejecución del cronograma de mantenimiento anual.

Planificar, organizar, coordinar y supervisar las operaciones diarias de todas las actividades necesarias para garantizar el buen funcionamiento del negocio y la alta satisfacción del cliente. Establecer controles y dar seguimiento a la calidad de los productos y servicios ofertados. Responsable de todos los aspectos de la gestión de Recursos Humanos. Realizar análisis de tendencias de ventas con el objetivo de crear estrategias y campañas de marketing para aumentar las ventas. Gestión de inventario y compras: seguimiento de los niveles de inventario, coordinar la adquisición de bienes y servicios garantizando un nivel adecuado de los mismos. Asegurar una continua capacitación del staff para garantizar la entrega estandarizada de productos y servicios. Supervisar los procedimientos contables y analizar los informes financieros. Trabajar en estrecha colaboración con el contador para garantizar que las cuentas por pagar y por cobrar estén actualizadas.

Gestión contable: actualización de asientos contables y financieros, preparación de informes financieros Registro de cuentas por pagar/cobrar, órdenes de compra, pago a proveedores, pago de gastos de misión y elaboración de planilla a voluntarios de Cuerpo de Paz y staff. Participación activa en la preparación y gestión del presupuesto. Monitorear el desarrollo de los gastos de los diferentes presupuestos de proyectos. Administración de las instalaciones de la oficina y los contratos de servicio garantizando un funcionamiento óptimo la oficina. Responsable de la gestión de la flota asegurando su uso eficiente y coordinación de choferes. Proporcionar apoyo a los expatriados para establecerse en el país o cuando terminan su misión en el país. Responsable de coordinar y llevar a cabo los procesos de compras de suministros, bienes y servicios. Negociar y gestionar contratos. Asistencia en la gestión de recursos humanos, ciclo completo. Gestión de activos (compra/venta/donación).