Subgerente de Archivo

Misión del puesto: Dirigir, coordinar y supervisar la administración, organización, archivo y custodia de los documentos de los accionistas y de las Asambleas del GRUPO BHD, Centro Financiero BHD, y sus empresas controladas, y otras empresas; así como los documentos administrativos del GRUPO BHD, S.A. y otras empresas. Funciones principales: Dirigir, administrar, organizar y supervisar el archivo, conforme al método de organización utilizado que permita garantizar su fácil y rápida localización. Supervisar por el cumplimiento de las políticas establecidas para el buen funcionamiento del departamento de Archivo. Dirigir y supervisar el personal a su cargo, asignando las tareas que correspondan de acuerdo a los procesos del área, revisando que las mismas sean realizadas de manera eficiente. Velar que el personal esté debidamente capacitado para el desempeño de sus tareas y procurar su capacitación constante. Supervisar que los documentos que ingresen al área de archivo sean manejados con discreción y eficiencia, asegurando el cumplimiento del acuerdo establecido en el Código de Ética. Recomendar cambios en la estructura del archivo que permita lograr mayor eficiencia, organización y rápida localización de los documentos. Participar en el diseño y ejecución de nuevos procesos, mejoras y nuevas herramientas relacionados a los archivos del área. Supervisar la organización y disposición de los documentos organizados en los archivos y tramerías, conforme a los procedimientos establecidos. Autorizar la salida en calidad de préstamo de los expedientes de accionistas y administración. Verificar que sean elaborados los conduces de entrada y salida de los documentos solicitados y enviados a los usuarios, así como vigilar que sean devueltos según se establece. Velar por el control de los documentos entregados a los usuarios, verificando que sean remitidos al usuario a la mayor brevedad. Supervisar la recepción de los documentos devueltos por los usuarios. Velar por la organización y clasificación de los documentos, para la actualización de los expedientes de accionistas, asambleas y de la administración. Supervisar la recepción, organización y archivo de los documentos relacionados a los expedientes de las asambleas. Carrera académica: Estudiante de termino o recién graduado de Administración, Archivista o derecho. Experiencia en: Área de Archivos, Mejora continua, Archivo Digital.

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