ELENA ISABEL Leiva Reyes

 Elaborar órdenes de compras de bienes y adquisición de servicios de acuerdo con las necesidades periódicas de las áreas siguiendo el comparativo de cotizaciones y las metas de presupuesto mensuales trazadas en conjunto con la Dirección Ejecutiva.  Elaborar solicitudes de cheques y remitir al área de contabilidad conforme a presentación de solicitud de las distintas áreas, documentadas y autorizadas previamente por la Dirección Ejecutiva.  Revisar que la ejecución de gastos mediante caja chica y tarjetas de crédito se lleven a cabo conforme previa autorización de la Dirección Ejecutiva y presentación posterior de factura.  Elaborar documentos para la gestión de asuntos laborales del personal, como: control de vacaciones y horas extras. Revisar y brindar seguimiento a facturación de INSS e INATEC y presentar informes mensuales de deducciones ante el INSS.  Resguardar los contratos y expedientes de los trabajadores, incluyendo asesores y consultores externos.  Coordinar la remisión efectiva de la mensajería apoyándose en los lineamientos brindados por la Dirección Ejecutiva y formatos de rutas semanales.  Apoyar en la logística de reuniones y eventos llevados a cabo dentro y fuera de la Institución, garantizando la compra de materiales necesarios para su ejecución y la prestación de los servicios de las áreas bajo su cargo.  Llevar un formato de control ordenado y mensual de las compras de las distintas áreas, incluyendo las relacionadas al desarrollo de actividades de las áreas bajo su cargo (aseo y limpieza, mensajería, cocina, jardinería, mantenimiento de vehículos, motocicletas, equipos, gasto en combustible, mantenimiento general)  Emitir, para firma de las áreas solicitantes, los formatos de recepción de entrega de material y papelería con el objetivo de garantizar su entrega y adecuada documentación y garantizar el cumplimiento de las funciones de las áreas bajo su supervisión; limpieza y mantenimiento de la oficina y áreas verdes, mensajería y recepción.  Llevar un control, con medios de verificación, de la asistencia del personal y efectuar el aviso de circulares con orientación de la Dirección Ejecutiva, incluyendo cambios en horas de entrada y de salida, programación de revisión de equipos, baja de vehículos por mantenimiento, entre otros.  Gestionar el alquiler de vehículo y coordinar pago.  Atender a las diferentes solicitudes del personal: Constancia Laboral, carnets, (trabajadores y contratista, prestamos, financiamiento de estudios y cualquier otro que se requiera.

o Organizar la agenda del Gerente y coordinando reuniones y la logística necesaria para las mismas. o Atender solicitudes de presidencia para satisfacer sus requerimientos y facilitar la ejecución de funciones. o Organizar , coordinar y controlar todas las actividades , procedimientos y documentos tanto administrativo como operativos. o Control de Importaciones y Exportaciones. o Manejo de Caja Chica. o Apoyó a Recursos Humanos /Elaboración de Contratos/ Reclutamiento, selección, de personal y control de vacaciones y horas extras, y evaluación del desempeño. o Notificación de ingreso al INSS/SIE, Altas y bajas o Administración de los beneficios Sociales y Laborales (Ayudas económicas, Carné de empleados, Uniformes (semestral), y apertura de cuenta bancaria en-Plan Nómina, etc.) o Verificar y dar seguimiento a la asignación de combustible al personal y garantizar el abastecimiento de compras de suministro de materiales de las áreas funcionales. o Coordinar áreas de conserjería y asistencia en los pagos de servicios básicos de la empresa y gestiones de pagos a proveedores, entrega de informes de los diferentes departamentos presentarlos mensualmente.

Llevar un control de la agenda, calendarizar actividades, reuniones, y confirmar citas programación de reuniones eventos y actividades y actualizar el directorio de contactos Control de importaciones y exportaciones de pedidos. Planificar las actividades orientadas a la salida de embarques (facturas, listas de empaque, documentos de la naviera, etc.) Establecer un programa de trabajo con las agencias de aduana para los tramites requeridos en este proceso. Administración de Caja chica / Elaborar solicitudes de cheques, ordenes de compras y Transferencias. Levantar actas sobre las reuniones de Presidencia y Vice Gerencia. Llevar control sobre los pagos de transferencia a los proveedores internacionales y reportar a contabilidad para su contabilización. Manejar personal a cargo en ausencia del responsable del área técnica. Revisión de unidades en GPS y control del consumo de combustible mensualmente.

 Administración de Caja Chica .  Coordinar la preparación de misiones y eventos definiendo los temas logísticos requeridos (realización de agendas, coordinación de entrevistas, confirmaciones de citas, documentación requerida, entre otros), así como reservas de hotel y compra de boletos.(cotizaciones).  Colaborar en la selección de proveedores de bienes y servicios, solicitando cotizaciones y evaluando las condiciones ofrecidas, y realizar inventario y controlar electrónicamente el stock de materiales de oficina.  Realizar trámites de exoneración de impuestos, coordinar trámites de importación y envíos de bienes y documentos.  Realizar las reservas de sala para las reuniones de trabajo y apoyo en la organización de tele y/o video conferencias, utilizando los equipos requeridos y procedimientos establecidos.  Estructuración y montaje del banco de datos de consultores para Adquisiciones, Finanzas y Técnicos, así como del Directorio del Sector Privado por Sectores actualización de los contactos de los Ejecutores de Proyectos de Cooperación Técnica y PES.