Oficial de Administración y Archivo

Propósito

Contribuye al éxito general del área de Nomina y Administración de Datos, Departamento de Recursos Humanos en Scotia GBS, Republica Dominicana garantizando que los objetivos, planes e iniciativas individuales específicas se lleven a cabo o se cumplan en apoyo a las estrategias y objetivos de negocios del equipo. Se asegura de que todas las actividades se realicen cumpliendo las regulaciones, las políticas internas y los procedimientos vigentes y garantizando la integridad de las informaciones.

Administrar y ejecutar el procedo de Salvaguarda y control de la documentación de expedientes de empleados y Exempleados de Scotia GBS, garantizando reducción de riesgos de pérdidas o deterioro en documentos y garantizando la integridad de las informaciones.

Responsabilidades

• Actuar como portavoz de la cultura enfocada en el cliente con miras a intensificar las relaciones con la clientela y aprovechar las relaciones, los sistemas y los conocimientos del Banco en general.
• Ejecutar el proceso de archivo, control y salvaguarda de manera física y digital de los expedientes de empleados, activos en inactivos, organizando y clasificando según corresponda, manteniendo una base completa de toda la información, datos y documentación, garantizando un proceso rápido, eficientizar tiempos de respuesta y calidad del servicio ofrecido a nuestros clientes, contribuyendo con la reducción de riesgos de pérdidas o deterioro en documentos y garantizando la integridad de las informaciones.
• Atender solicitudes y requerimientos de datos e informaciones de los expedientes, identificando la data solicitada y preparando reportes de ser necesario, destinado sólo a posiciones autorizadas para conocer informaciones de los empleados, garantizando la confidencialidad de las informaciones de los expedientes.
• Elaborar y remitir las certificaciones de ingresos de empleados, recibiendo las solicitudes de estas, confirmando datos del destinatario; generando las cartas, validando que las informaciones contenidas en dichas certificaciones están correctas, asegurando integridad en la información, proveyendo un servicio oportuno y eficiente en el tiempo establecido.
• Generar las certificaciones de referencias laborales de exempleados; recibiendo la solicitud, verificando informaciones y emitiendo las cartas correspondientes, cumpliendo con la política y tiempos establecidos
• Llevar a cabo el proceso destrucción o eliminación de documentos / expedientes que hayan alcanzado el tiempo máximo a ser preservados, siguiendo las políticas y procedimientos establecidos por la empresa y/o las regulaciones locales.
• Mantener en el nivel requerido el inventario de equipos, materiales y formularios necesarios, monitoreando la existencia y realizando el pedido correspondiente oportunamente para que operemos con los recursos suficientes y necesarios en la unidad de RRHH.
• Comprender cómo debe considerarse el apetito por el riesgo y la cultura de riesgo del Banco en las actividades y decisiones diarias.
• Realiza operaciones eficaces y eficientes en sus áreas respectivas de acuerdo con los valores de Scotiabank, su Código de Conducta y los Principios Globales de Ventas, garantizando a la vez la idoneidad, el cumplimiento y la eficacia de los controles de negocios diarios a fin de cumplir con las obligaciones respecto al riesgo operacional, el riesgo de incumplimiento regulatorio, el riesgo de lavado de dinero y de financiamiento al terrorismo y el riesgo de conducta.
• Promover un entorno de alto desempeño y contribuir a un entorno laboral inclusivo.
  
  

Educación / Experiencia / Otras informaciones

• Estudiante de Administración de Empresas o carreras afines
• 1 año de experiencia en labores Administrativas.
• Conocimiento archivo y Documentación
• Conocimiento de Word y Excel
• Ingles intermedio
• Competencias conductuales requeridas por el nivel y puesto.: Exactitud y Meticulosidad, Enfoque en el cliente, Orientado a resultados, Eficiencia, trabajo en equipo, compromiso, comunicación