Bienvenido a la era del reclutamiento digital, la era del ATS

Definición de un ATS

Debido a la costosa tarea que supone seleccionar cientos de candidaturas en los procesos de selección, ha nacido la tecnología ATS de reclutamiento. Se trata de una herramienta que ayuda a los reclutadores a gestionar la información recabada a la hora de reclutar personal.

Los ATS (en inglés Applicant Tracking System, en español, sistemas de seguimiento de candidatos), son una tendencia máxima en el ámbito del recruiting, ya que facilitan mucho el trabajo.  Su característica principal es que te permiten filtrar toda la información recibida de los postulantes a un puesto de trabajo, reduciendo en gran medida el volumen de CV’s a revisar.

Lo realiza en base a unos parámetros como pueden ser la utilización de palabras clave que definan el grado de correspondencia entre el CV del candidato y el puesto ofertado y algunos también utilizan análisis sintácticos y semánticos de las palabras.

¿Cómo es el funcionamiento de un ATS?

El funcionamiento de un ATS es bastante sencillo. Para explicarlo, lo dividimos en tres fases:

Fase 1: Recolección

Tras publicar el aviso, en la primera fase la labor de los profesionales de RR. HH. es pasiva. Lo que ocurre es que el software ATS recopila y guarda todos los datos de los candidatos: nombre, información de contacto, formación, experiencia, etc.. En este momento el sistema actúa como un CRM.

Fase 2: Filtrado

Esta es la parte más importante y en la que el profesional de RR. HH. encuentran en los ATS grandes aliados a la hora de llevar a cabo procesos de reclutamiento. Los ATS, por lo general, funcionan con palabras o rangos clave para determinar la validez de un candidato para un puesto determinado, esto se realiza desde el momento en que se sube la información del anuncio de empleo.

Si, por ejemplo, buscamos a un candidato para un puesto comercial podemos filtrarlo por el tiempo que tenga de experiencia laboral seleccionando un área y una subárea, también esto mismo se puede definir para áreas de estudio o bien filtrando por algún idioma y su nivel de comprensión. Detrás de esto hay algoritmos que basan sus resultados en la cantidad de veces que encuentra una palabra clave dentro de la información que está analizando.

Fase 3: Seguimiento

Al hacer una búsqueda, el ATS muestra los resultados predefinidos y los va alojando al inicio del proceso, normalmente en esta etapa están 3 funciones definidas, que son Descartado, Sin match y Postulantes, la primera funciona de forma manual y le permite al reclutador al revisar las postulaciones descartar a un candidato por razones que no se agregaron en el anuncio de empleo originalmente, el segundo «sin match» aloja aquellos Cv’s que un candidato envio pero que no coinciden con los requisitos que se piden y «postulantes» es donde se almacenan todos los Cv’s que llenan los requisitos definidos en el anuncio de empleo e iniciaran la competencia en las siguientes etapas del proceso de reclutamiento hasta llegar a la contratacion del mejor candidato para el puesto.

¿Qué beneficios te ofrece un ATS

  • Acelera el proceso de reclutamiento, la unidad de selección y reclutamiento es mucho más productiva y tiene mayores oportunidades de alcanzar los objetivos que se plantean.
  • Mejora la calidad de la contratación, el sistema de filtros automatizados clasifica los CV’s y ordena aquellos que cuentan con los requisitos que se buscan, esto permite que el reclutador revise solamente los CV’s de Candidatos con más alto potencial para avanzar en el proceso.
  • Mejora la experiencia de los candidatos. Con el ATS usted y su equipo puede mantener una comunicación fluida sobre el avance del proceso o bien realizar cualquier solicitud adicional de información o pruebas psicométricas.
  • Aminora el costo por contratación. Disminuye considerable los costos de horas de trabajo del equipo, cualquier costo de pruebas psicométricas disminuye al realizarse solo con los candidatos que se acercan mejor a cumplir con los requisitos del puesto. En este sentido, tampoco hay que olvidar que contratar al candidato incorrecto atrae costos directos e indirectos que pueden afectar el flujo de caja de la empresa.
  • Facilita la contratación colaborativa, ya que un equipo entero de reclutadores puede trabajar en una misma cuenta en el ATS, de tal forma que usted pueda navegar entre los procesos para identificar potenciales candidatos con el plan adecuado.
  • Impulsa la marca de empleadora. Algunos ATS permiten vincular su sistema con su página de empleos corporativa, y una página bien estructurada llamará la atención de candidatos aun si no tiene en ese momento puestos vacantes para ellos, ya que podrán ver la cultura organizacional y otros aspectos que son de mucho interés.
  • Ayuda a encontrar candidatos de forma masiva para ser filtrados de acuerdo a parámetros que el reclutador defina.
  • Puede personalizar los formularios de cada oferta de empleo teniendo en cuenta las características del rol, departamento y hasta la ubicación. Podrás evitar las preguntas irrelevantes y ofrecer diferentes opciones de respuestas para mejorar la experiencia del candidato. 

Señales de que necesita un ATS

Si usted se identifica con uno o más de estas señales para optimizar tu proceso de reclutamiento, seguramente necesites un ATS:

  • Pasa su tiempo publicando ofertas de empleo de forma manual. En la actualidad, existen centenares de portales y canales donde las empresas pueden publicar sus ofertas de empleo, en este contexto, sería un error publicar únicamente en un canal confiando en que, justo en ese medio, se encuentra el pool de candidatos más alineados con el perfil que estás buscando. Sin embargo, la difusión de ofertas por diferentes portales no es una tarea que pueda realizarse de forma manual sin que esto suponga enormes pérdidas de tiempo y dinero.
  • Recibe postulaciones duplicadas. Otro de los problemas frecuentes a los que puedes enfrentarte si publicas manualmente las ofertas (más allá de la pérdida de tiempo) son las candidaturas o currículums duplicados. Es frecuente que una misma persona que se encuentra en búsqueda de empleo y que postula a miles de vacantes, se apunte a nuestra oferta a través de distintos canales. En ocasiones el candidato también cree que de esta manera se hará más visible, sin embargo, los ATS permiten acabar con este inconveniente, la plataforma estandariza el formato de los currículos que se reciben, y evita aquellos que se duplican, ahora bien, si un candidato se inscribe a distintos procesos de selección, sí los mantendrá en la base de datos. Eso sí, etiquetados de manera distinta para que el reclutador los pueda encontrar fácilmente.
  • No tiene un sitio de empleos adaptado a tu marca empleadora. En Recursos Humanos como en la vida, la primera impresión lo es todo, y si tu sitio de empleos consigue transmitir una imagen de marca atractiva y representativa de tu cultura organizacional, tendrás menos dificultades para atraer a candidatos que realmente encajen con tus necesidades. En 48% de los profesionales investiga la web de empresa antes de aplicar a una oferta de trabajo.
  • Le cuesta planificar las entrevistas de trabajo. Especialmente si manejas grandes cantidades de candidatos, planificar todas sus entrevistas puede convertirse en una tarea titánica. Si no dispones de un sistema de comunicación automatizado, será prácticamente imposible fijar fechas y horarios sin incurrir en solapamientos o en otros errores de tipo organizativo.

Análisis del éxito en el uso de los ATS

Se conoce que las experiencias positivas de los candidatos aumentaron en un 52 % cuando los equipos de recursos humanos utilizaron un ATS en sus procesos, ya que el sistema de seguimiento de candidatos ofrece una manera fácil de garantizar que se produzca una comunicación oportuna, incluso si no se contrata a un candidato para el puesto vacante actual, este tipo de comunicación proactiva ayuda a construir relaciones valiosas que puede seguir manteniendo en su sistema.

Cree la experiencia de candidato que necesita

Cuando utiliza su sistema de seguimiento de candidatos para brindar un alto nivel de atención al candidato, está demostrando cómo tratará a las personas que eventualmente se convertirán en empleados.

Si desea crear una fuerza laboral colaborativa, diversa y apasionada, debe comenzar a hacerlo desde el momento en que se conectan con usted y con su ATS, puede hacer crecer fácilmente su grupo de candidatos y destacarse de la competencia ofreciendo una excelente experiencia de candidato. 

Dicho de otra manera: contar con un buen sistema de seguimiento de candidatos es una forma de generar una conexión positiva desde la primera impresión.

Todo lo que necesitas en el mismo lugar

Además de dar seguimiento a los candidatos y filtrarlos en una primera instancia, en el camino del proceso de reclutamiento es necesario contar con más información de los candidatos que se adaptan mejor al puesto de trabajo. Una de las herramientas a usarse (incluida en algunos ATS) es la video entrevista, que consiste en una serie de preguntas planteadas por el reclutador que el candidato debe responder en un tiempo determinado.

Su objetivo es postularse a un puesto de trabajo y se trata de una nueva herramienta de presentación personal que utilizan casi todas las empresas de selección de personal, no es un único método de evaluar al candidato, sino uno complementario cada vez más utilizado en los procesos de selección.

Existe una segunda modalidad de vídeo entrevista en la que el reclutador realiza la entrevista en vivo, mediante una conversación remota entre el candidato y el reclutador a tiempo real, ya sea a través de Zoom, Skype, Hangouts, etc.

La vídeo entrevista de trabajo tiene muchas ventajas tanto para los candidatos como para los reclutadores, aquí te damos algunas:

  • Ahorro de tiempo para ambas partes.
  • Se eliminan las barreras geográficas y temporales. 
  • El candidato puede acceder a la entrevista cuando quiera y desde donde quiera, y el empleador igualmente puede verlo donde y cuando considere.
  • Resulta una herramienta muy útil para que el reclutador pueda ver de primera mano las habilidades comunicativas del candidato.
  • Al candidato le aporta seguridad, se encuentra en un ambiente conocido y puede que se sienta más a gusto que en una entrevista presencial, con un desconocido delante.

Conoce los tipos de test psicométricos

Hoy en día se aplican cuatro tipos de test para reclutamiento: de inteligencia, personalidad, comportamiento y valores. Un buen proveedor de pruebas psicométricas debe contemplar al menos una prueba de cada tipo, así como la posibilidad de crear reportes de resultados y un seguimiento en tiempo real de los resultados y competencias humanas para analizar y evaluar cada perfil. Además, en cuanto a la generación de reportes, lo ideal es contar con reportes de resultados de cada prueba, reporte de adecuación del candidato al perfil del puesto, reporte de competencias comparativo de candidatos según resultados en pruebas psicométricas y competencias evaluadas, la Integración de bases de datos de candidatos para realizar comparativos entre perfiles.

Buskeros ATS

Años de experiencia en el sector empleo nos han brindado un profundo conocimiento de las necesidades de empresas y reclutadores a la hora de conseguir talento.

Y es por eso que en Buskeros desarrollamos Buskeros ATS, nuestro propio sistema de seguimiento de candidatos, el cual se integra en su página web corporativa, le permite gestionar los procesos de selección de su empresa de forma 100% digital y disfrutar de todas las ventajas mencionadas.

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1 comentario en “Bienvenido a la era del reclutamiento digital, la era del ATS”

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